Pengenalan Sistem Informasi dan Strategi Organisasi

Sistem informasi adalah kumpulan komponen yang saling bekerja untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk membantu dalam pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis, dan visualisasi dalam organisasi.

Sistem informasi mempunyai peran yang penting dalam kinerja sebuah organisasi. Sistem informasi memberikan banyak keuntungan, dari tugas yang simple seperti proses transaksi pada level operasional sampai ke tugas yang sulit seperti membuat keputusan penting dan kompetitif pada tingkat strategis organisasi.

Dampak TI pada organisasi

Penggunaan teknologi informasi, termasuk Web, telah membawa banyak perubahan organisasional dalam berbagai area, antara lain:

1.     Struktur organisasi, otoritas, kekuatan

TI memungkinkan peningkatan produktivitas para manajer, perluasan pengendalian, dan pengurangan jumlah manajer serta tenaga ahli. Maka akan semakin sedikit tingkat manajerial yang akan ada dalam banyak perusahaan, dan akan makin sedikit pula staf manajer operasi. 

Hierarki organisasional yang lebih datar akan menghasilkan pengurangan dalam jumlah total karyawan, rekayasa ulang proses bisnis, peningkatan produktivitas karyawan, dan kemampuan karyawan di tingkat yang lebih rendah untuk melakukan pekerjaan di tingkat yang lebih tinggi melalui dukungan sistem informasi.

2.     Tugas dalam pekerjaan

Dalam hal ini TI mengubah tugas dalam pekerjaan dan kumpulan kemampuan. Tanggung jawab pekerjaan penting tidak hanya karena berkaitan dengan stuktur perusahaan, tetapi juga karena berkaitan dengan kepuasan karyawan, kompensasi, status, dan produktivitas. 

Berbagai perubahan dalam tanggung jawab pekerjaan terjadi ketika restrukturisasi proses bisnis dilakukan, dalam hal ini diperlukan kemampuan komputer dalam tingkat yang lebih tinggi untuk para pekerja dan perlunya pelatihan ulang.

3.     Jenjang karier karyawan

Peningkatan penggunaan TI dalam perusahaan secara signifikan dan dapat menimbulkan dampak tidak terduga atas jenjang karier. Telah banyak profesional berkeahlian tinggi yang telah mengembangkan kemampuan mereka melalui pengalaman selama bertahun-tahun, memiliki serangkaian posisi yang menghadapkan mereka pada situasi yang makin sulit dan rumit.

4.     Supervisi

Fakta bahwa pekerjaan seorang karyawan dilakukan secara online dan disimpan secara elektronik menimbulkan kemungkinan adanya supervisi elektronik yang lebih besar. Supervisi jarak jauh lebih banyak menekankan pada pekerjaan yang diselesaikan dan lebih sedikit berkaitan dengan hubungan personal serta politik kantor. Dalam hal ini internet memiliki potensi untuk meningkatkan supervisi jarak jauh.

5.     Pekerjaan manajer

Tugas yang paling penting bagi manajer adalah mengambil keputusan. TI dapat mengubah cara pengambilan keputusan dibuat, dan akibatnya juga mengubah pekerjaan para manajer. Mereka dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk aktivitas perencanaan. Pengumpulan informasi untuk pengambilan keputusan kini dapat dilakukan secara lebih cepat melalui mesin pencari dari internet. 

TI juga dapat mengubah syarat kepemimpinan, contohnya komunikasi langsung yang biasanya dilakukan dapat digantikan oleh e-mail dan konferensi terkomputerisasi. Hal tersebut menyebabkan kualitas kepemimpinan yang berkaitan dengan kehadiran fisik akan berkurang.

 Dampak Positif TI pada Organisasi (five force model)

1.The rivalry among existing firms in the industry

• Menambah daya saing karena teknologi informasi meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi
• Teknologi informasi dapat menjaga kemanan laporan dari suatu organisasi. Contoh: Menggurangi kemungkinan laporan suatu organisasi dapat dicuri
• Tekonologi informasi meningkatkan akurasi
• Dengan adanya TI, dapat meningkatkan employee satisfaction

2.The bargaining power of buyers

•        TI membantu untuk menjaga hubungan baik dengan buyer
•        TI dapat memberikan layanan kepada pelangan 24 jam

3.The bargaining power of Suppliers

•        TI membantu menjalin hubungan baik dengan supplier
•        TI memudahkan organisasi untuk melakukan pencarian dan perbandingan  supplier yang dapat menyediakan produk atau jasa yang lebih baik dan murah
•         TI memudahkan proses pendistribusian informasi kepada supplier
•         TI mempermudah organisasi untuk mencari supplier
•         TI dapat digunakan untuk mengintegrasi supply chain dengan supplier

4.The threat of entry of new competitor

• TI memungkinkan organisasi menurunkan biaya produksi sehingga dapat menjual barang dengan harga lebih murah dari pada pesaing baru

5.The threat of substitute product or services

•  TI memungkinkan diversifikasi produk

Dampak Negatif TI pada Organisasi (five force model)

1.The rivalvy among existing firms in the industry

·       Keberadaan TI yang bermanfaat meningkatkan daya saing masing-masing perusahaan dapat mengancam keberadaan suatu organisasi. Dalam kasus ini berlaku hokum alam, dimana yang kuat yang akan bertahan.

2.The bargaining power of buyers

·       TI memungkinkan organisasi kehilangan pelanggannya karena dengan adanya internet pelanggan dapat melakukan pencarian dan perbandingan produk atau jasa secara online dengan mudah dan cepat.

3.The bargaining power of Suppliers

·       TI memungkinkan organisasi kehilangan suppliernya karena dengan adanya internet supplier dapat melakukan pencarian dan perbandingan organisasi yang lebih mengguntungkan untuk melakukan kerjasama dengannya

4.The threat of entry of new competitor

·       TI memungkinkan organisasi kalah bersaing dengan pesaing baru, karena dengan TI pesaing baru dapat melakukan pemasaran secara online tanpa harus membangun toko untuk pemasaran.

5.The threat of substitute product or services

·       TI memungkinkan organisasi mengalami kerugian akibat adanya substitute product or service.

Contoh : Perusahaan rekaman yang mengalami kerugian akibat produknya yang berupa lagu tidak laku dipasaran karena TI memudahkan orang untuk mendownload langsung via internet

Peran sistem informasi manajemen dalam sebuah perusahaan

1.     Menunjang kegiatan bisnis operasional.

Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi kegiatan bisnis sehari-hari. Ketkka tanggapan atau respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan sistem informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi ke berbagai fingsi bisnis menjadi kritis atau penting.

2.     Menunjang untuk pengambilan keputusan.

Sistem informasi dapat mengombinasikan informasi untuk membantu manajer menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. 

Sistem informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih tepat, dan lebih bermakna.

Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran startegis perusahaan dapat menciptakan keunggulan bersaing di pasar.

Sistem informasi dapat digunakan  untuk memberikan keunggulan kompetitif kepada perusahaan. Seiring dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan jasa para pelanggannya, perusahaan tersebut akan berusaha untuk mendapatkan keunggulan di atas para pesaingnya. Mereka dapat keunggulan ini dengan memberikan produk dan jassa pada harga yang lebih rendah, memberikan produk dengan jassa dan kualitass yang lebih tinggi, dan memenuhi kebutuhan-kebutuhan khususdari segmen-segmen pasar tertentu.

Satu yang tidak selalu terlihat jelas adalah adanya fakta bahwa sebuah perusahaan juga akan mencapai keunggulan kompetitif melalui penggunaan sumber daya virtualnya. Di dalam bidang sistem informasi, keunggulan kompetitif (competitive advantage) mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan (leverage) didalam pasar. Ingat bahwa manajer perusahaan menggunakan sumber daya virtual sekaligus juga fisik dalam memenuhi tujuan-tujuan strategi perusahaan. 

Pandangan secara luas atas keunggulan kompetitif menyadari adanya organisasi-organisasi yang bersaing dengan perusahaan sekaligus sekaligus juga profesional dan staf di negara-negara lain yang bersaing memperebutkan pekerjaan dengan karyawan perusahaan. 

Perusahaan multinasional sering kali mengontrakkan pekerjaan (outsource) ke organisasi-organisasi lain agar dapat mencapai suatu keunggulan ekonnomi. Perusahaan yang melakukan bisnis secara global memiliki kebutuhan-kebutuhan informasi dan koordinasi khusus. Biasanya keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui pengelolaan sumber daya fisik.

Strategi kompetitif adalah pencapaian posisi kompetitif yang diidamkan dalam industri, tempat dimana industri berada. Tujuan strategi kompetitif adalah menciptakan keuntungan dan posisi yang mendukung dalam melawan kekuatan yang menentukan persaingan industri.

Suatu perusahaan dikatakan memiliki keunggulan kompetitif ketika perusahaan tersebut mempunyai sesuatu yang tidak dimiliki pesaing, melakukan sesuatu lebih baik dari perusahaan lain, atau mampu melakukan sesuatu yang tidak mampu dilakukan oleh perusahaan lain.

Sistem Informasi Strategis adalah dukungan terhadap  sistem informasi komputer yang digunakan pada tinggat organisasi yang mengubah tujuan operasional,produk jasa,dan hubungan lingkungan untuk membantu organisasi.

Peranan Sistem Informasi Strategis

1.Penggunaan teknologi informasi untuk menghasilkan produk layanan

2.Meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mencapai keunggulan kompetitifnya

3.Membantu perusahaan dalam menghadapi pasar global

 Manfaat Sistem Informasi Strategis Penggunaan TI

 > Meningkatkan Operasi Bisnis,
 >Mempromosikan  inovasi bisnis,
 >Mempertahankan pelanggan dan pemasok.
 >Membentuk biaya pengganti(switching cost)
 >Membentuk tembok pengahalang bagi pendatang baru
 >Membangun suatu ‘Platform’ TI strategis
 >Mengembangan sistem Informasi Strategis